El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores fue modificado por el Real Decreto ley 8/2019 entrando en vigor el 12 de mayo del 2019 la obligatoriedad por parte del empleador a mantener un registro, como mínimo, de la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada laboral de cada trabajador, así como recoger los tiempos de descanso de estos.

En Exabase, en este periodo que ha transcurrido desde la entrada en vigor a hoy, hemos constatado que muchas empresas, mayoritariamente micro pymes y pymes, han optado por cumplir con esta obligación llevando el registro de jornada en papel, haciendo que el empleado rellene un formulario donde pondrá el horario de entrada, salida, descansos, etc. validando la misma mediante firma.

Desde un punto de vista legal, a priori, el empresario estaría cumpliendo con la norma, pues esta no indica de manera explícita el mecanismo o el soporte mediante el cual debe llevarse a cabo el registro de jornada. No obstante, existen una serie de condicionantes que cuando se opta por el registro en papel debemos tener en cuenta y que a continuación exponemos:

El registro debe guardarse durante un mínimo de cuatro años, por tanto, se debe tener un sistema de archivado que nos permita mantener dicha información de manera fiable durante ese periodo.

El registro de la jornada laboral debe recoger entradas/salidas, así como los tiempos de descanso. Llevar un registro de descansos también implica tener un control del periodo de vacaciones, ausencias no habituales, salidas a visitas médicas, etc. añadiendo complejidad al control en papel, ya que no únicamente se deberá guardar el registro, sino también los documentos que justifiquen las ausencias, por ejemplo, justificante de visita médica.

La ley de protección de datos (GDPR) obliga a preservar los datos confidenciales de las personas físicas. La hora de entrada, salida, parada, … son datos confidenciales, por tanto, para aquellas empresas que tenga más de un empleado, las hojas de control de horario no pueden ser compartidas.

Por tanto, se deben tomar medidas para que nadie salvo la empresa y el interesado puedan tener acceso a los formularios de registro de cada empleado. Incumplir esta norma puede llevar a multa de hasta el 4% de la facturación, por lo que hemos de ser muy diligentes con este proceso.

El registro horario debe realizarse diariamente y cada vez que se produce la entrada o salida. Rellenar de manera sistemática una semana o mes hace que dicho registro sea invalido y carezca de validez legal.

El error humano se amplifica, ya que será el empleado quien deba cumplimentar los campos de fecha y hora de entrada. Poner una fecha que no sea la del día, puede invalidar el registro y dependiendo del modelo que se esté usando registros de día anteriores, suponiendo por ejemplo que llevemos una hoja por mes.

Tanto el empleado, como los representantes de los trabajadores tienen derecho a tener acceso a dicha información. En el caso del empleado puede solicitar una copia de registro, así como los representantes de los trabajadores a un resumen de las horas realizada por parte de los trabajadores. En este segundo caso el empresario deberá realizar manualmente dicho resumen con el esfuerzo que este implique.

En resumen, aunque legalmente es posible llevar el registro de jornada laboral en papel, la realidad es que hacerlo correctamente es mucho más complejo de lo que a priori puede parecer, haciendo que el esfuerzo realizado no tenga el fruto esperado.

Un control de presencia completo, gestionando retrasos, ausencias, tiempo de vacaciones, etc, es para muchas compañías imprescindible para su correcto funcionamiento ya que aporta información que les ayuda a medir y controlar los tiempos y los recursos de sus procesos.

En otros sectores la fuerza de trabajo debe planificarse en función de la demanda, por ejemplo, en el sector hotelero, y una herramienta de control de presencia con capacidad de planificación de recursos es una herramienta imprescindible para su correcto funcionamiento.

Por el contrario, en otros sectores empresariales, el control de presencia es requerido únicamente para cumplir con las exigencias legales y por tanto, no consideran necesario invertir tiempo y recursos en este apartado, salvo lo estrictamente necesario para cubrir el marco legal.

Desde Exabase somos conscientes de cada una de estas realidades y hemos adaptado nuestra solución a cada una de ella, ofreciendo una solución a cada caso, adaptada a los requerimientos y ajustando el coste a la necesidad. Exabase Cloud Pres es una solución flexible y versátil que se ajusta y da solución desde los modelos más complejos a aquellos más simple.

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